Гарантийное письмо – документ, направляемый организацией контрагенту с целью подтверждения намерений выполнить принятые на себя обязательства. Документ этого вида может применяться ко всем правоотношениям, но чаще встречается гарантийное письмо об оплате, подтверждающее намерение перевести денежные средства в ближайшее время.
Письма о предоставлении гарантий применяются в коммерческой сфере организациями, ИП, государственными и муниципальными учреждениями.
Назначение
Цель – обозначить свои намерения в определенной сфере:
- финансовая. При возникновении просрочки в оплате услуг руководитель может направить кредитору гарантийное письмо об оплате задолженности, об оплате товара или услуги, которым он подтверждает размер долга, основания его возникновения и гарантирует погашение. Последнее может и не наступить, а направленный документ будет использован в качестве доказательства в суде;
- арендная. Арендодатель выдает своему будущему арендатору документ, подтверждающий намерение предоставить помещение для осуществления коммерческой деятельности. Он требуется в случаях, когда арендатор не может заключить договор, к примеру, не зарегистрирован в качестве организации, а в налоговую инспекцию предоставить необходимо сведения о местонахождении для включения в ЕГРЮЛ. После получения свидетельства о регистрации в качестве юридического лица организация заключает полноценный договор аренды;
- страховая. Некоторым иностранным гражданам требуется подтверждение того, что работодатель предоставит им медицинские гарантии (ДМС);
- трудовая. Студенты получают гарантии того, что компания или ИП примет их на работу;
- обязательственная. Предполагается, что организация обеспечит выполнение принятых обязательств, к примеру, возврат оборудования, переданного для тестирования. Гарантийное письмо на поставку товара подтверждает намерение поставщика произвести отгрузку.
Сфер, в которых используется такой вариант деловой переписки, действительно много. Объединяет их подход к оформлению и тексту.
Общий вид
Форма гарантийного письма на поставку, оплату или по другим обстоятельствам только письменная. Документ печатается на фирменном бланке организации. Даже если у компании нет дизайнерского логотипа и фирменного наименования, достаточно поместить в верхней части листа название, адрес и реквизиты.
Обращение подписывается руководителем, его заместителем либо иным сотрудником, имеющим право подписи в соответствии с уставом или доверенностью. В случае, когда документ заверяется подписью не первого лица организации, к нему прикладывается заверенная копия доверенности.
Образец гарантийного письма об оплате задолженности, поставке товара либо по иным основаниям составляется с учетом правоотношений, сложившихся между организациями, и обычаями делового оборота.
Скачать (garantiynoe-pismo-ob-oplate.doc, 26KB)
Содержание
Образец гарантийного письма об оплате за услуги включает следующие данные:
- адресат – ФИО руководителя контрагента, наименование самой организации. В этом же разделе допускается указание ее адреса;
- адресант – ФИО руководителя компании, подписывающего обращение, ее наименование, адрес, телефон для связи. Возможно указание корпоративной электронной почты для отправки сообщений;
- исходящий номер и дата составления. Проставляется в соответствии с правилами документооборота, принятыми в компании. Оформляется по-разному: штампом в левом верхнем углу, отдельной строкой слева или справа;
- наименование документа. Включать наименование необязательно: содержание важнее. Вместо него допускается обращение к руководителю или приветствие;
- содержание. Рекомендуется сослаться на реквизиты договора, по которому возникла задолженность, номеру выставленного счета на оплату и счета-фактуры. В обращении следует указывать точную сумму задолженности. В иных ситуациях составляется претензионное письмо о невыполнении условий договора;
- подпись должностного лица.
Как направлять
Лучший способ направления – курьером, по почте либо иным способом, предполагающим доставку бумажного документа с синей печатью. Допускается отправка по электронной почте сканированного образа либо подписанного электронной цифровой подписью.
Письма используются для подтверждения намерений о взятии или на выполнение уже взятых обязательств (об оплате услуг, отгрузке товаров, предоставлении гарантий). Составляются такие бумаги от имени руководителя и являются официальным документом.
Помогла вам статья?
