Все операции, связанные с движением товара по складам, должны быть сопровождены документацией. Ошибки и нарушения в документации могут привести к конфликту с поставщиком или проблемам с органами надзора.
Накладная на возврат товара поставщику, образец которой будет приведен ниже, считается важным документом, заполняемым при частичной или полной отмене сделок с контрагентами.
Что такое возвратная накладная?
Возвратная накладная (ВН) – это документ, составляемый по единой форме ТОРГ-12. Она оформляется, если компании требуется вернуть товар частично или полностью продавцу.
На основании ВН корректируются данные о количестве продукции на складе организации. Вместе с накладной могут составляться:
- Претензионное письмо с требованиями об обмене некачественных изделий или возврате денежных средств.
- Акт по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3, если причиной возвращения товаров является несоответствие заказа и поставки по количеству или качеству изделий.
ВН выписывается в 2 экземплярах, один из которых передается вместе с грузом контрагенту.
Если компания требует у контрагента возвращения денег, то цена продукции в ВН должна точно соответствовать стоимости, указанной в документации о ее приемке.
Все накладные должны храниться в соответствии с регламентом компании, потому что они могут входить в число документации, требуемой для проверки налоговыми органами.
Скачать (LAW23886_11_20170920_141524.xls, 42KB)
В каких ситуациях составляется?
Возможные причины возвращения продукции приводятся в Гражданском Кодексе РФ (например, статьи 468 и 482) и прописываются в соглашении о поставке.
Примерами распространенных причин для оформления ВН являются:
- Качество поставленных изделий ниже заявленного.
- Количество или ассортимент товара не соответствует заказу.
- Нарушение упаковки или ее отсутствие.
- Неполный комплект сопроводительной документации.
- Задержка доставки или оплаты.
- Продолжать реализацию изделий невозможно из-за рыночной ситуации.
- Обнаружение дефектов и недостатков.
- Истечение срока годности или срока службы для предметов длительного использования.
В соглашении между организациями могут быть предусмотрены и другие ситуации, в которых поставщик согласен принимать обратно поставленную продукцию.
В какие сроки оформляется возврат?
Первый контроль товара должен быть выполнен сотрудниками компании в момент его принятия на склад. Если обнаружены какие-либо отклонения от заказа, то сразу составляется акт по форме ТОРГ-2 (ТОРГ -3 для импортных предметов).
Скачать (forma-torg-2.doc, 133KB)
Принятую продукцию можно вернуть контрагенту в следующие сроки:
- В течение срока годности или гарантийного периода, если они установлены.
- В течение 2 лет, если гарантийный период на предметы длительного использования меньше 24 месяцев или отсутствует.
Отсчет срока, отведенного для возвращения изделий, начинается с даты его продажи потребителю, отраженной в документации компании.
Помимо ВН сотрудники должны оформить:
- Письмо с претензией, в котором в свободной форме описываются причины возвращения предметов и соответствующие требования.
- Зарегистрированный акт приемки.
Когда пакет документов полностью подготовлен, представители обеих заинтересованных компаний формируют комиссию для проведения учета.
Как оформить ВН?
Бланк ВН формируется автоматически, если организация использует электронные системы учета. Однако, допустимо заполнять его вручную. В этом случае важно убедиться, что в накладной нет опечаток и исправлений.
| Разделы | Содержание разделов |
| Данные о документе | Наименование документа Дата и номер заполнения |
| Поставщик | 1. Наименование компании-отправителя груза. 2. ИНН/КПП. 3. Юридический адрес. 4. Название банка, БИК и номера счетов. |
| Грузоотправитель | Допустимо указать «Он же», если данные будут совпадать с предыдущим пунктом |
| Плательщик | 1. Наименование компании-получателя груза. 2. ИНН/КПП. 3. Адрес. 4. Банк, БИК, номер счета. |
| Грузополучатель | Допустимо просто указать «Он же» |
| Адрес доставки | Адрес непосредственного получения груза |
| Основания для возврата | Наименование, дата подписания и номер соглашения о поставке |
| Описание возвращаемых предметов | Полное название изделий, стоимость и количество к возврату Полная стоимость возвращаемого груза |
| Подписи руководителей и печати | Подписать ВН и поставить печать должны уполномоченные представители обеих организаций Дата составления |
Наглядный бланк поможет корректно оформить ВН и включить в нее все необходимые сведения.
Таким образом, ВН – это важный документ, который позволяет отразить в учете возвращение груза частично или полностью контрагенту. На основании пакета документов поставщик вернет деньги или произведет обмен продукции, качество или количество которой оказалось ненадлежащим.
Бланк ВН можно найти в автоматизированных системах учета или скачать выше. Перед подписанием важно убедиться, что текст написан без ошибок и полностью отражает сложившуюся ситуацию. Любые нарушения могут привести к существенным проблемам при проведении налоговых проверок.
Помогла вам статья?
